Những bài học từ nhiều năm qua cho thấy, sự cần thiết phải hỗ trợ cộng đồng lập kế hoạch phòng ngừa và ứng phó với thiên tai, giảm thiệt hại về người và tài sản. Các doanh nghiệp, bất kể quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ, hoàn toàn có thể tham gia hỗ trợ bằng tiền mặt, vật chất, sức lao động, tình nguyện….
1. Tại sao cần lên kế hoạch?
Trong những năm qua, thiệt hại do thiên tai ở nước ta đã thu hút nhiều sự hỗ trợ và các hoạt động từ thiện của công chúng, với với sự tham gia tích cực và nhiệt tình của các phương tiện thông tin và truyền thông. Trên thực tế, rất nhiều người, thường ngày rất ít khi đóng góp cho các hoạt động từ thiện, vẫn sẵn sàng đóng góp cho các cộng đồng để khắc phục hậu quả khi bị thiên tai. Theo Hội chữ thập đỏ và các tổ chức cứu trợ thì việc hỗ trợ thường tập trung vào khoảng 10 ngày sau khi thiên tai xảy ra – khi phương tiện truyền thông đại chúng tập trung đưa tin về ảnh hưởng và thiệt hại của bão. Sau khoảng thời gian đó, rất ít có sự hỗ trợ tiếp tục. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần lập kế hoạch trước để có thể đưa ra quyết định đúng đắn, nêu rõ khi nào cần hỗ trợ, hỗ trợ như thế nào, quy mô hỗ trợ ra sao, để doanh nghiệp có thể hỗ trợ hiệu quả và thiết thực hơn cho cộng đồng.
Xây dựng kế hoạch sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể:
- Quyết định khi nào hỗ trợ
- Xác định phạm vi hỗ trợ
- Lựa chọn đối tác
- Lập kế hoạch hành động
- Nắm rõ thông tin về thiên tai
Một số lưu ý để có kế hoạch hỗ trợ cộng đồng hiệu quả:
- Xây dựng kế hoạch hỗ trợ cộng đồng trong thiên tai phải gắn với kế hoạch phòng ngừa và ứng phó với thiên tai của doanh nghiệp.
- Kế hoạch hỗ trợ cộng đồng sẽ hiệu quả hơn nếu nó là một phần của kế hoạch và chiến lược trách nhiệm xã hội (TNXH) tổng thể của doanh nghiệp.
2. Các bước lập kế hoạch phòng ngừa và ứng phó với thiên tai
Nhiều doanh nghiệp cũng muốn hỗ trợ, đóng góp và hỗ trợ phục hồi cho cộng đồng sau khi thiên tai đã đi qua, nhưng vì các doanh nghiệp không có kế hoạch cụ thể từ trước nên chỉ thường tập trung vào cứu trợ khẩn cấp. Mặt khác, các tổ chức có chức năng quyên góp và kêu gọi hỗ trợ cũng không có sẵn các dự án hoặc kế hoạch nhằm kêu gọi sự hỗ trợ cho công tác phòng ngừa ứng phó và khắc phục hậu quả lâu dài. Khi thiên tai đã xảy ra, lúc đó không có thời gian để thiết kế được dự án cho việc huy động sự đóng góp của cộng đồng doanh nghiệp, những kế hoạch đó đều phải xây dựng từ trước để đảm bảo rằng có đủ nhân lực và nguồn lực hỗ trợ và những thời điểm cần thiết.
Nếu doanh nghiệp, đóng trên địa bàn có nguy cơ RRTT, mà doanh nghiệp chưa có nhóm ứng phó thiên tai (hay Ban chỉ huy phòng chống lụt bão), và chưa có bản kế hoạch ứng phó trong tình huống khẩn cấp, việc đầu tiên cần làm là thành lập ban này và xây dựng kế hoạch ứng phó với thiên tai cho doanh nghiệp. Kế hoạch hỗ trợ cộng đồng sẽ là một phần không tách tời của kế hoạch ứng phó với thiên tai của doanh nghiệp. Trong nhóm ứng phó này bao gồm tất cả những thành viên có vai trò trong việc ra quyết định của doanh nghiệp thì mới có thể xây dựng và thực hiện được kế hoạch để ứng phó trong các tình huống khác nhau.
Thông thường sẽ cần có đại điện của các phòng, ban, hay các đơn vị dưới đây tham gia:
Phòng hành chính (đối với các doanh nghiệp Việt Nam) hoặc quan hệ công chúng (đối với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc liên doanh)
- Công tác xã hội và cộng đồng – hoặc công đoàn
- Phòng nhân sự (hoặc kế hoạch hay tổ chức)
- Phòng quan hệ khách hàng
- Phòng truyền thông
- Phòng tiếp thị và truyền thông xã hội
- Phòng IT và quản trị mạng
- Phòng tài chính, hành chính, và các phòng ban khác, nếu cần thiết
Nếu doanh nghiệp có chuyên môn cụ thể hoặc tài sản có thể sử dụng sau khi thiên tai xảy ra thì các nhân viên hoặc chuyên gia của các phòng kỹ thuật liên quan cũng cần phải tham gia. Ví dụ VNPT hoặc các công ty xây dựng, công ty vận tải, công ty cứu hộ… có vai trò rất lớn trong công tác hỗ trợ và cứu trợ sau thiên tai. Tất cả các hoạt động này cần phải được lập kế hoạch ngay từ khi xây dựng kế hoạch phòng ngừa và ứng phó với thiên tai thì đến lúc xảy ra thiên tai mới có thể bố trí hợp lý và hỗ trợ cộng đồng tốt.
CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH 545 – THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
Công ty CP xây dựng công trình 545 (CECO 545), hàng năm đóng góp khoảng 2 tỷ đồng để làm công tác từ thiện, trong đó có cứu trợ thiên tai. Trong số tiền hỗ trợ thiên tai, 20% dành để hỗ trợ cho gia đình người lao động bị thiệt hại bởi thiên tai, 80% dành để hỗ trợ cộng đồng. Hàng năm, tại các cộng đồng mà công ty có hoạt động và dự án, công ty đã hỗ trợ những hoạt động liên quan (sử dụng thiết bị, máy móc và nguồn nhân lực) để ứng phó và khắc phục hậu quả thiên tai. Ví dụ, công ty đã phối hợp với Công ty môi trường đô thị hỗ trợ thành phố Đà Nẵng trong việc đưa toàn bộ máy móc để thu dọn rác, cây bị đổ, trả lại môi trường sạch đẹp cho Thành phố sau trận bão năm 2006 và năm 2009. Các hoạt động hỗ trợ cộng đồng và cứu trợ chủ yếu do công đoàn và đoàn thanh niên trong Công ty đảm nhận và chịu trách nhiệm.
Như đã nêu ở phần trên, các hoạt động hỗ trợ cộng đồng này nếu muốn thực hiện hiệu quả thì cần phải lên kế hoạch đồng thời khi xây dựng kế hoạch phòng ngừa và ứng phó với thiên tai. Vì vậy, khi đã thành lập được nhóm ứng phó thiên tai trong doanh nghiệp, ngoài việc lập kế hoạch bảo vệ tài sản và con người và kế hoạch ứng phó cho doanh nghiệp mình, doanh nghiệp cũng cần lập kế hoạch cụ thể cho các hoạt động hỗ trợ cộng đồng. Trong bản kế hoạch đó cần có những chi tiết dưới đây:
- Quyết định khi nào sẽ hỗ trợ
- Đưa ra phạm vi hỗ trợ (ở vùng có hoạt động của doanh nghiệp hay trên phạm vi rộng hơn)
- Chọn đối tác hợp tác và thực hiện
- Kêu gọi hỗ trợ
- Kết quả hỗ trợ (câu chuyện thành công của doanh nghiệp)
BỘ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG MIỄN CƯỚC THUÊ BAO ĐIỆN THOẠI CỐ ĐỊNH
Trong tháng 10, năm 2009, Bộ Bưu chính viễn thông hỗ trợ cho các thuê bao tại Thừa Thiên Huế, Đà Nẵng, Quảng Nam, Quảng Ngãi, Kon Tum – nơi bị ảnh hưởng trực tiếp từ cơn bão số 6.
Các dịch vụ khác cũng được miễn phí gồm cước truyền tín hiệu truyền hình của Đài truyền hình VN phục vụ việc đưa tin về cơn bão số 6 trong thời gian từ 0h ngày 1/10 đến 24h ngày 1/10; cước chuyển tiền, bưu kiện ủng hộ đồng bào miền Trung và Tây Nguyên của các tổ chức và cá nhân trong nước tới các địa chỉ Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Hội chữ thập đỏ các cấp, Ban tiếp nhận viện trợ bão lụt các cấp và từ các địa chỉ này đến các tổ chức và đồng bào các tỉnh, thành phố Thừa Thiên Huế, Đà Nẵng, Quảng Nam, Quảng Ngãi, Kon Tum bị ảnh hưởng của cơn bão số 6 từ ngày 1/10 đến hết ngày 31/12.
Ngoài việc miễn cước thuê bao trong tháng 10, bà con trong vùng chịu ảnh hưởng của cơn bão số 6 cũng được miễn cước liên lạc điện thoại nội hạt, nội tỉnh của các thuê bao điện thoại cố định từ 00h ngày 1/10 đến 24h ngày 10/10. Các thuê bao điện thoại di động phục vụ trực tiếp công tác chỉ đạo, điều hành phòng chống lụt bão, tìm kiếm cứu nạn và khắc phục hậu quả cơn bão số 6 cũng được miễn cước.
3. Quyết định khi nào sẽ hỗ trợ
Doanh nghiệp cần lên kế hoạch và dự kiến hỗ trợ (bằng tiền, hiện vật hoặc tham gia hỗ trợ tình nguyện từ người lao động). Vùng mà doanh nghiệp sẽ hỗ trợ thường phụ thuộc vào những vùng và những cộng đồng mà doanh nghiệp có hoạt động hoặc cung cấp dịch vụ. Dưới đây là một số gợi ý nhằm giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định cụ thể hơn:
- Phạm vi trong vùng hay trong tỉnh (huyện hoặc xã, nơi doanh nghiệp có hoạt động)
- Vùng có tác động quan trọng đến vị trí và các cổ đông của doanh nghiệp.
- Vùng được dự kiến có thu hút được sự quan tâm của truyền thông hay không?
- Thống nhất khi nào cần huy động nguồn lực, để có thể có sự hỗ trợ tổng thể.
TẬP ĐOÀN DẦU KHÍ VIỆT NAM ( PETROVIETNAM)
Năm 2010: Tập đoàn Dầu khí Việt Nam (Petrovietnam) đã trích 4 tỷ đồng từ Quỹ tương trợ Dầu khí và số tiền quyên góp của 35.000 CBCNV toàn ngành Dầu khí mỗi người ít nhất 200.000 đồng để hỗ trợ khẩn cấp đồng bào bị lũ lụt ở các tỉnh miền Trung trong trận mưa lũ dữ dội xảy ra vào đầu tháng 10/2010.
Năm 2012: Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam, PVFCCo và một số đơn vị thành viên hỗ trợ 05 tỉnh bị thiệt hại nặng nề do mưa lũ gồm: Thanh Hóa 300 triệu đồng, Hà Tĩnh, Nghệ An mỗi tỉnh 200 triệu đồng, Ninh Bình, Quảng Bình mỗi tỉnh 100 triệu đồng; đồng thời hỗ trợ tỉnh Yên Bái 80 triệu đồng để giúp đỡ các gia đình có người bị chết, mất tích do lở mỏ quặng tại huyện Mù Cang Chải, tổng cộng 980 triệu đồng. Petrovietnam chuyển số tiền ủng hộ cho đồng bào các tỉnh thông qua Ủy ban Mặt trận Tổ quốc, Hội Chữ thập đỏ địa phương. Petrovietnam trích 1,5 tỷ đồng từ số tiền đóng góp của CBCNV hỗ trợ nhân dân các tỉnh Ninh Bình, Thái Bình, Thanh Hóa, Hải Phòng, Quảng Ninh và Nam Định khắc phục thiệt hại do cơn bão Sơn Tinh gây ra. Năm 2012, Tập đoàn Dầu khí Việt nam cam kết hỗ trợ thông qua Quỹ thiên tai miền Trung số tiền 12.000.000.000 VNĐ cho các hoạt đồng phòng ngừa và ứng phó thiên tai.
Theo Quỹ Hỗ trợ phòng tránh thiên tai miền Trung
4. Xây dựng phạm vi hỗ trợ
Khi nhóm ứng phó thiên tai của doanh nghiệp ra quyết định là sẽ hỗ trợ khi thiên tai đang xảy ra thì cả nhóm cần phải biết hỗ trợ như thế nào. Những kế hoạch hỗ trợ của doanh nghiệp mình phải gắn liền với giá trị, nguồn lực và cổ đông của doanh nghiệp.
Các yếu tố cần xem xét bao gồm:
- Đối tượng: Nhân viên có tham gia không? Khách hàng? hay cả nhân viên và khách hàng?
- Kêu gọi hành động: Quyên góp thông qua các tổ chức hay doanh nghiệp trực tiếp tiến hành? Hình thức nào? Người lao động có tham gia tình nguyện hay không? Có hỗ trợ bằng hiện vật (sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp) hay không?
- Khung thời gian: Việc hỗ trợ và ứng phó của doanh nghiệp sẽ kéo dài bao lâu? Trước trong và sau thiên tai, nên đưa ra thời gian cụ thể.
- Nguồn lực: tài chính, nhân sự, hiện vật (doanh nghiệp tự thực hiện hay thông qua tổ chức nào)?
- Truyền thông: làm thế nào để thông báo rộng rãi cho người lao động, khách hàng, cổ đông để vận động sự tham gia và hợp tác trong nội bộ doanh nghiệp?
- Tính minh bạch: Đánh giá kết quả và tác động của những hoạt động hỗ trợ này như thế nào? Nếu hỗ trợ bằng sản phẩm hay dịch vụ thì làm thế nào để kết hợp một cách hợp lý với việc quảng cáo đối với các sản phẩm và dịch vụ đó?
QUỸ TƯƠNG TRỢ DẦU KHÍ CỦA CÔNG ĐOÀN DẦU KHÍ
Với thế mạnh là một tập đoàn lớn, có nhiều đơn vị trực thuộc và nhiều người lao động phân bố rộng khắp cả nước, Công đoàn Dầu khí có các chính sách và kế hoạch vận động cán bộ công nhân viên, lao động ủng hộ các hoạt động hỗ trợ từ thiện, trong đó có ủng hộ các địa phương bị ảnh hưởng bão lụt.
Công đoàn Dầu khí Việt Nam đã duy trì và phát triển Quỹ Tương trợ Dầu khí và hàng năm có kế hoạch vận động hỗ trợ từ người lao động, đến cán bộ lãnh đạo tập đoàn. Ngoài ra, Ban Liên lạc hưu trí dầu khí ở những địa phương có hoạt động dầu khí được thành lập như ở Thái Bình, Hưng Yên, Hải Phòng, Hải Dương, Hà Nội, Nam Định, Vũng Tàu và Thành phố Hồ Chí Minh cũng đã vận động góp thêm kinh phí cho Quỹ Tương trợ Dầu khí. Quỹ có quy chế tổ chức và kế hoạch hoạt động theo quy định của Quỹ.
Công đoàn ngành thường chủ động phối hợp với các cơ quan chuyên môn tổ chức tuyên truyền, vận động cán bộ công nhân viên, lao động các đơn vị trong ngành hưởng ứng phong trào, ví dụ như “Đền ơn đáp nghĩa”, “Uống nước nhớ nguồn” và các hoạt động từ thiện xã hội khác, bao gồm cả hỗ trợ đồng bào bị thiên tai, bão lũ.
Quỹ Tương trợ Dầu khí cũng được sử dụng để trợ cấp khó khăn, thăm hỏi công nhân, viên chức, lao động đang công tác và đã nghỉ chế độ.
Theo báo cáo Công đoàn ngành Dầu khí năm 2011