Kinh nghiệm 1: Xác định các hoạt động thiết yếu của doanh nghiệp đề duy trì hoạt động kinh doanh trong tình huống thiên tai, giúp doanh nghiệp có thể quay trở lại SXKD một cách nhanh nhất.
Ngay sau khi thiên tai xảy ra, nếu doanh nghiệp bị ảnh hưởng, rất nhiều khả năng doanh nghiệp của bạn không thể quay trở lại SXKD ngay được. Chính vì vậy nếu bạn xác định được những hoạt động thiết yếu của doanh nghiệp, xác định mức độ tối thiểu các hoạt động cần duy trì sẽ giúp doanh nghiệp có thể sớm quay lại hoạt động bình thường sau thiên tai. Cần xác định các vấn đề sau đây:
- Các hoạt động thiết yếu của doanh nghiệp có thể ngừng trong bao lâu mà không ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh?
- Các hoạt động của doanh nghiệp có liên quan với nhau như thế nào?
- Doanh nghiệp bạn phụ thuộc vào những tổ chức nào hay nhà cung cấp nào?
- Nếu các hoạt động thiết yếu này không thể tiếp tục duy trì được trong bão lũ thì sẽ có tác động gì đối với toàn bộ hoạt động SXKD của doanh nghiệp (Ví dụ : giảm sút doanh thu, mất uy tín, và mất các hợp đồng – liên quan đến các vấn đề pháp lý)
- Nguồn lực tối thiểu mà doanh nghiệp cần chuẩn bị để duy trì các hoạt động thiết yếu (Ví dụ như: nhân viên, nguyên vật liệu, đồ dùng khác, nhà xưởng,…)
Kinh nghiệm 2: Thực hiện các biện pháp phòng ngừa ngay sau khi đánh giá RRTT của doanh nghiệp, để bảo vệ doanh nghiệp (tài sản, hệ thống thông tin, nguyên vật liệu)
Chuẩn bị sẵn sàng ứng phó thiên tai không có nghĩa là chỉ có bản kế hoạch, có nhiều hoạt động mà doanh nghiệp cần tiến hành để bảo vệ doanh nghiệp tránh được nhiều rủi ro có thể gặp phải do thiên tai. Dưới đây là một số gợi ý giúp doanh nghiệp có thể chuẩn bị ứng phó tốt hơn:
- Xác định cụ thể những máy móc, nguyên vật liệu, hàng hóa, và thiết bị cần bảo vệ, lên danh sách các thiết bị đó cùng với tên cán bộ hoặc nhân viên chịu trách nhiệm.
- Phải chấp hành đúng quy định pháp luật về phòng chống cháy nổ.
- Phải đảm bảo nhà xưởng của doanh nghiệp có thể chống chịu lụt, bão, gió lốc (cần đánh giá và thực hiện các biện pháp gia cố ngay tùy theo điều kiện của doanh nghiệp).
- Đánh giá mức độ rủi ro với bão, lụt, gió lốc của doanh nghiệp (có thể với lụt, triều dâng hoặc triều cường, vỡ đê hay vỡ đường ống nước cũng có ảnh hưởng tương tự).
Kinh nghiệm 3: Hàng năm cần xem xét lại mức bảo hiểm xem có thể đáp ứng với các rủi ro của doanh nghiệp chưa?
Có chính sách bảo hiểm phù hợp là rất quan trọng để giúp doanh nghiệp có thể phục hồi được sau khi bị ảnh hưởng.
Hàng năm doanh nghiệp cần xem xét lại chính sách bảo hiểm và cân nhắc mức mua bảo hiểm cho đơn vị mình. Đây cũng là thời điểm để đánh giá và rà soát lại những công việc và nhiệm vụ đặt ra trong bản kế hoạch, xem có cần điều chỉnh và bổ sung gì không.
Khi tham gia bảo hiểm các doanh nghiệp lưu ý: cần đọc kỹ các điều kiện bảo hiểm để hiểu đúng và tham gia các sản phẩm bảo hiểm phù hợp. Trong Bảo hiểm Tài sản, các doanh nghiệp bảo hiểm thiết kế sản phẩm bảo hiểm như sau: Cháy nổ (riêng với rủi ro cháy nổ); Cháy nổ và các rủi ro đặc biệt như lũ lụt, bão lốc, giông tố… Doanh nghiệp xác định rủi ro nào đe dọa thiệt hại tài sản thì hãy mua bảo hiểm. Khi mua bảo hiểm, doanh nghiệp nên nghe theo tư vấn của các công ty bảo hiểm để lựa chọn danh mục bảo hiểm phù hợp, và để hiểu đúng các điều kiện bảo hiểm và các điều khoản loại trừ. Không nên chỉ vì tiết kiệm hoặc chỉ mua bảo hiểm cho đủ thủ tục mà xem nhẹ việc nghiên cứu kỹ danh mục bảo hiểm. Đặc biệt, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng các quy định về phí, không nên trì hoãn việc đóng phí bảo hiểm để tránh việc hợp đồng bảo hiểm bị mất hiệu lực, dẫn tới những thiệt hại rất lớn khi bão lũ xảy ra mà không được đền bù.
Kinh nghiệm 4: Cần tăng cường hợp tác và hỗ trợ giữa các đối tác, bạn hàng, nhà cung cấp nhằm tăng cường khả năng chống chịu với thiên tai đối với toàn bộ chuỗi cung ứng và tiêu thụ sản phẩm ở doanh nghiệp.
Kinh nghiệm nhiều năm qua cho thấy sự cần thiết phải hợp tác và hỗ trợ để có kế hoạch phù hợp với các nhà cung cấp, các đối tác để doanh nghiệp có thể quay lại hoạt động sớm nhất sau khi xảy ra thiên tai. Vì nếu một trong nhưng đối tác hoặc nhà cung cấp quan trọng bị thiệt hại nặng nề, chắc chắn hoạt động của doanh nghiệp mình cũng sẽ ảnh hưởng theo. Vì vậy, hãy hợp tác và hỗ trợ để đảm bảo những đối tác nhà cung ứng, khách hàng quan trọng cũng có kế hoạch ứng phó. Ngoài ra, doanh nghiệp cần hợp tác với các doanh nghiệp có trụ sở gần với doanh nghiệp, vì trong tình huống khẩn cấp các doanh nghiệp có thể hỗ trợ nhau (ví dụ có thể chia sẻ các thiết bị dự phòng trong tình huống khẩn cấp hoặc kho bãi an toàn nếu cần thiết). Thuyết phục các doanh nghiệp đóng gần doanh nghiệp bạn xây dựng kế hoach phòng ngừa và ứng phó cũng có nghĩa là doanh nghiệp bạn cũng có thể tăng cường khả năng chống chịu chung của khu vực nếu có thiên tai xảy ra.
Kinh nghiệm 5: Duy trì thông tin liên lạc hiệu quả trong nội bộ doanh nghiệp.
Kế hoạch cần phải đảm bảo thông tin và liên lạc trong tình huống khẩn cấp. Thông tin liên lạc cần có đối với nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp, và các cổ đông, hội đồng quản trị.
Cần xây dựng cơ chế thông tin liên lạc (hoặc sơ đồ hệ thống thông tin liên lạc) để có thể cung cấp thông tin nhanh nhất trong nội bộ doanh nghiệp. Đây là một trong những việc mà hầu như rất ít doanh nghiệp Việt Nam áp dụng, nhưng nếu trong tình huống thiên tai hoặc khẩn cấp xảy ra, cơ chế thông tin đã xây dựng sẵn giúp doanh nghiệp:
- Có thể liên lạc được với nhân viên, nếu thiên tai xảy ra ngoài giờ làm việc
- Để thông báo cho người nhà nếu có tại nạn xảy ra tại nơi làm việc hay trên đường về/đến nhà và cơ quan khi thiên tai xảy ra.
Cơ chế thông tin này cũng giúp cho người lao động có thể báo cáo diễn biến thiên tai hoặc báo cáo nhanh tình hình thiệt hại và ảnh hưởng của thiên tai đến đơn vị mình, tới ban chỉ đạo PCBL của doanh nghiệp một cách nhanh nhất. Điều này đặc biệt quan trọng với những doanh nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc và đóng ở nhiều địa bàn khác nhau.
Ngoài ra, tùy thuộc vào điều kiện của doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể lựa chọn thêm một số phương án sau:
- Chuyển các cuộc gọi sang vùng khác
- Có thể cập nhật thông tin trên trang web từ xa (khi không ở trụ sở doanh nghiệp)
- Có hệ thống thông tin liên lạc dự phòng nếu hệ thống thông tin di động quá tải hay không hoạt động
Kinh nghiệm 6: Theo dõi và liên hệ với truyền thông
Các doanh nghiệp từ trước đến nay thường chỉ quan tâm đến việc theo dõi truyền thông để nghe tình hình thời tiết mà ít khi quan tâm đến việc cung cấp thông tin cho báo chí và truyền thông về những thiệt hại, khó khăn hay nhu cầu của doanh nghiệp đối với công tác quản lý rủi ro thiên tai (QLRRTT). Đây cũng có thể là một nguyên nhân mà từ trước đến nay rất ít có sự quan tâm của chính quyền địa phương hay các tổ chức dành cho khối doanh nghiệp. Mọi nỗ lực và nguồn lực hỗ trợ đều tập trung cho cộng đồng.
Thường khi thiên tai xảy ra, nhất là những thiên tai gây ảnh hưởng nặng nề thu hút sự quan tâm của giới truyền thông và báo chí. Chính vì vậy, doanh nghiệp và các cơ quan đại diện doanh nghiệp (Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam – VCCI, hoặc các Hiệp hội doanh nghiệp) cần chủ động cung cấp thông tin cho báo chí và thông tin về những ảnh hưởng đối với doanh nghiệp. Để làm được như vậy các doanh nghiệp cần cung cấp thông tin chính xác về tình hình doanh nghiệp. Điều này cũng nhằm tránh tác động tiêu cực cho doanh nghiệp và người lao động, do việc cung cấp thông tin không chính xác. Mặc khác theo dõi những thông tin về truyền thông cũng giúp cho doanh nghiệp quyết định hỗ trợ người lao động và cộng đồng một cách hiệu quả hơn.
Vì vậy, trong bản kế hoạch cần có:
- Ai trong doanh nghiệp sẽ là người phụ trách truyền thông (bao gồm cả theo dõi thông tin và trả lời báo chí và các cơ quan truyền thông)?
- Ai là người có quyết định duyệt các thông tin đưa ra cho báo chí?
- Dựa vào cơ chế thông tin mà các doanh nghiệp đã xây dựng, các đơn vị cần hướng dẫn cho người chịu trách nhiệm cung cấp những thông tin chung, cung cấp thông tin ban đầu cho truyền thông.
- Hướng dẫn cho người lao động cách ứng xử khi tiếp cận với báo chí và truyền thông.
VCCI và các Hiệp hội cũng cần chủ động thu thập thông tin từ các doanh nghiệp và để nắm tình hình và có những giải pháp hỗ trợ các doanh nghiệp khi cần thiết.