Nhân viên và người làm cùng trong doanh nghiệp là những tài sản vô giá của doanh nghiệp. Có một số việc doanh nghiệp có thể lên kế hoạch trước khi thiên tai nhưng doanh nghiệp cũng nên biết nhân viên cần trợ giúp gì sau thiên tai.
Đối thoại hai chiều là việc làm hết sức quan trọng trước trong và sau thiên tai. Tùy theo điều kiện của từng doanh nghiệp, bạn hoàn toàn có thể tăng cường việc trao đổi thông tin trong nội bộ doanh nghiệp trước, trong và sau thiên tai.
- Cung cấp thông tin về tình trạng khẩn cấp trong bản tin định kỳ, trong mạng nội bộ của doanh nghiệp, email đến các nhân viên và các phương tiện và hình thức thông tin nội bộ khác.
- Tăng cường trao đổi thông tin trong nội bộ doanh nghiệp: xem xét về việc lắp đặt đường điện thoại miễn phí nội bộ, email báo động hay hộp thư truyền thanh để liên lạc/thông báo với nhân viên trong tình trạng khẩn cấp.
- Nếu doanh nghiệp có địa điểm ở nhiều tỉnh khác nhau, nên thiết kế số điện thoại ngoài vùng để các nhân viên có thể để lại tin thông báo “tôi bình an” trong khi thiên tai xảy ra.
- Cung cấp cho nhân viên thẻ thông tin có hướng dẫn chi tiết về cách lấy thông tin về doanh nghiệp trong trường hợp khẩn cấp bao gồm số điện thoại, mã số internet để tham khảo dễ dàng (có thể làm dạng thẻ/card để nhân viên để trong ví).
- Duy trì các cuộc đối thoại mở để nhân viên của doanh nghiệp được tự do đặt câu hỏi và trình bày những khó khăn với lãnh đạo doanh nghiệp.
- Chỉ định người phụ trách liên lạc thường xuyên với nhân viên.
Nói chuyện với nhân viên
Một trong những cách tốt nhất để bảo đảm cho sự phục hồi của doanh nghiệp là việc tạo điều kiện cho nhân viên của ban chuẩn bị tốt trước khi thiên tai xảy ra và phục hồi sau thiên tai. Nói chuyện thường xuyên với nhân viên trước trong và sau thiên tai.
- Tính đến nhân viên trong mọi kế hoạch ứng phó trong trường hợp khẩn cấp.
- Dùng bản tin, mạng nội bộ, các cuộc họp nhân viên và các phương tiện truyền thông nội bộ khác để cung cấp thông tin về thủ tục và kế hoạch ứng phó trong trường hợp khẩn cấp.
- Có cách hiệu quả nhất để cung cấp thông tin cho nhân viên. Lên kế hoạch về cách thông báo với người khiếm thính hay những người khuyết tật (nếu có).
- Xem xét về việc lắp đặt đường điện thoại miễn phí nội bộ, trang nhớ được bảo mật trong trang web của công ty, email báo động hay tin nhắn để liên lạc/thông báo với nhân viên trong tình trạng khẩn cấp.
- Thiết kế số điện thoại ngoại vùng để các nhân viên có thể để lại tin thông báo “tôi bình an” khi thiên tai. Nên gọi ngắn gọn để người khác có thể nhanh chóng nắm bắt được và người khác có thể gọi đến.
- Khuyến khích các nhân viên có các lựa chọn khác nhau về phương tiện và lộ trình để đến nơi làm việc phòng trường hợp phương tiện hay lộ trình thường ngày bị gián đoạn.
- Lưu trữ hồ sơ về các liên lạc của nhân viên và các giấy tờ quan trọng khác vào hộp dự phòng khi khẩn cấp và ở bên ngoài trụ sở của doanh nghiệp.
- Nếu bạn cho thuê hay ở cùng chỗ với các doanh nghiệp khác, bạn nên liên hệ với họ để cùng chia sẻ và hợp tác trong các qui trình sơ tán cũng như các kế hoạch ứng phó trong tình huống khẩn cấp.
Khuyến khích cá nhân và gia đình của nhân viên cùng chuẩn bị ứng phó với thiên tai
Quay lại trở lại làm việc và đưa công việc hàng ngày trở lại như bình thường đóng vai trò quan trọng đối với những người đã trải qua thiên tai. Nếu cả nhân viên và gia đình họ đều tham gia chuẩn bị ứng phó với tình trạng khẩn cấp thì công ty bạn sẽ luôn có tư thế thuận lợi hơn sau khi thiên tai xảy ra.
- Khuyến khích nhân viên và gia đình họ: Chuẩn bị hộp cứu thương, lên kế hoạch và nhận biết thông tin về thiên tai.
- In và phân phát tở rơi về sự cần thiết phải chuẩn bị ứng phó và những thứ cần phải chuẩn bị cho nhân viên của bạn.
- Lồng ghép các thông tin về chuẩn bị ứng phó trong bản tin, mạng nội bộ, email đến nhân viên và các công cụ truyền đạt thông tin khác.
- Xem nhân viên của bạn sẽ liên lạc thế nào với người thân của họ khi ở xa nhau hoặc ai đó bị thương.
Nói chuyện với người khuyết tật:
Nếu doanh nghiệp của bạn có nhân viên là người khuyết tật hãy hỏi họ xem họ cần hỗ trợ những gì. Những người khuyết tật sẽ biết họ cần những gì trong trường hợp khẩn cấp.
- Xác định những người làm trong cơ quan bạn cần hỗ trợ đặc biệt.
- Kết nối mọi người với những người khuyết tật trong kế hoạch ứng phó với tình trạng khẩn cấp.
- Hỏi họ về những khó khăn trong liên lạc, những giới hạn về mặt thể chất và cách thức sử dụng các dụng cụ cũng như các loại dược phẩm khác.
- Xác định người sẵn sàng giúp đồng nghiệp bị khuyết tật và đảm bảo rằng họ có thể cáng đáng được công việc. Điều này rất quan trọng đặc biệt với người khuyết tật vận động.
- Lên kế hoạch về cách hướng dẫn và báo động cho những người khiếm thính.
- Thường xuyên kiểm tra và thực hành những gì bạn sẽ làm trước, trong và sau thiên tai bằng những bài tập và rèn luyện.