Ngoài việc lên kế hoạch cho tình trạng khẩn cấp, một vài bước bạn có thể làm để đảm bảo an toàn cho doanh nghiệp bạn cũng như bảo vệ được các tài sản vật chất của doanh nghiệp mình.
Kiểm tra lại số tiền bảo hiểm
Số tiền bảo hiểm không thỏa đáng có thể dẫn tới sự mất mát lớn về tài chính của doanh nghiệp nếu doanh nghiệp bị thiệt hại nằng nề và kinh doanh hoàn toàn bị gián đoạn trong một khoảng thời gian. Khi các điều khoản trong hợp đồng thay đổi, hãy kiểm tra với cơ quan hay người cung cấp bảo hiểm.
- Gặp nhà cung cấp bảo hiểm để xem xét các khoản bồi thường cho những mất mát vật chất, bồi thường lũ, hay sự gián đoạn kinh doanh của doanh nghiệp.
- Nắm rõ những khoản nào được bồi thường và khoản nào không được bồi thường.
- Nếu được, hãy biết những điều khoản giảm trừ của doanh nghiệp bạn là gì.
- Xem xét tới việc bạn sẽ trả cho chủ nợ và nhân viên như thế nào.
- Lên kế hoạch tạo ra thu nhập cho doanh nghiệp khi sản xuất kinh doanh bị gián đoạn.
- Nắm rõ những tài liệu nào mà nhà cung cấp bảo hiểm sẽ hỏi đến sau thiên tai và giữ các tài liệu đó ở nơi an toàn.
Chuẩn bị cho việc các thiết bị thiết yếu bị hỏng hóc
Các doanh nghiệp thường phụ thuộc vào điện, gas, các phương tiện thông tin, hệ thống cấp thoát nước và các thiết bị thiết yếu khác.
- Chuẩn bị trước phòng trường hợp các thiết bị sẽ bị hỏng hóc lâu trong và sau thiên tai. Kiểm tra kỹ xem thiết bị nào là cần thiết cho sự hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Trao đổi với nhà cung cấp dịch vụ về những thiết bị thay thế hoặc các thiết bị dự phòng.
- Biết khi nào cần và cách thức để tắt thiết bị. Nếu bạn tắt gas thì hãy để nhân viên kỹ thuật bật lên, đừng tự mình khởi động lại gas (có thể gây cháy nổ hoặc hỏng thiết bị).
- Xem xét về việc mua máy phát điện nhỏ (dễ di chuyển) để cung cấp điện cho các thiết bị quan trọng trong trường hợp khẩn cấp. Không dùng máy phát điện trong phòng vì có thể tạo ra khí CO2 gây chết người. Nên chuẩn bị các máy phát điện dự phòng dành riêng cho các thiết bị quan trọng và kiểm tra định kỳ tình trạng hoạt động của các thiết bị này.
- Quyết định về cách thức bạn sẽ liên lạc với nhân viên, khác hàng, nhà cung cấp và những người khác trong thiên tai. Dùng điện thoại, máy thu phát vô tuyến xách tay hay các thiết bị khác mà bạn không cần dùng điện để dự phòng thông tin liên lạc khi cần.
- Chuẩn bị các phương án dự phòng để truy cập Internet nếu Internet thật sự quan trọng cho hoạt động thường ngày của doanh nghiệp.
- Nếu việc dự trữ và bảo quản thức ăn là việc kinh doanh của bạn, hãy liên hệ với nhà cung cấp trước để mua đá và đá khô phòng trường hợp bạn không có điện để vận hành được các thiết bị bảo quản.
Bảo vệ máy móc thiết bị và tòa nhà
Ta không thể dự đoán trước được điều gì sẽ xảy ra hay tình trạng doanh nghiệp của mình như thế nào trong và sau thiên tai thì vẫn có một vài việc mà bạn cần làm để bảo vệ tài sản vật chất của doanh nghiệp trước khi thiên tai xảy ra.
- Lắp đặt thiết bị báo cháy và báo khói tại những vị trí thích hợp.
- Đặt các bản đồ tòa nhà và bản đồ địa điểm có đánh dấu các đường thoát hiểm và vị trí đặt các thiết bị quan trọng.
- Gửi một bản sao cho nhân viên cứu hỏa hoặc những người ứng cứu quan trọng khi có thiên tai.
- Giữ bản sao của những tài liệu này với các tài liệu khác trong hộp dự phòng khi khẩn cấp.
- Kiểm tra độ an toàn với thiết bị phun nước dập lửa tự động, hệ thống báo động, đóng mạch TV, kiểm soát truy cập, nhân viên an ninh hay các hệ thống an ninh khác.
- An ninh lối vào lối ra. Xem xét tất cả các lối ra vào trong tòa nhà dùng cho người, hàng hóa, thiết bị và các thứ khác.
- Cất giữ các thiết bị, máy móc và nguyên liệu dự phòng để dùng trong trường hợp khẩn cấp.
- Lên kế hoạch những gì bạn sẽ làm nếu tòa nhà, nhà máy hay kho dự trữ không dùng được sau khi thiên tai xảy ra.
- Xem xét nếu bạn có thể hoạt động kinh doanh tại địa điểm khác hay tại nhà.
- Xây dựng mối quan hệ hoặc liên kết với các doanh nghiệp khác để dùng vật tư của họ phòng trường hợp thiên tai làm cho địa điểm của bạn không hoạt động được.
Nhận biết và tuân thủ tất các các qui tắc của nhà nước và địa phương và các qui định an toàn khác áp dụng cho doanh nghiệp của bạn.
Trao đổi với nhà cung cấp bảo hiểm để biết những phương pháp này có thể ảnh hưởng những gì đến điều khoản trong hợp đồng với họ không.
Đảm bảo an toàn cho các thiết bị
Sức tàn phá của thiên tai có thể làm hư hại hoặc hỏng hóc các thiết bị quan trọng của bạn.
- Hãy đánh giá lại toàn bộ cơ sở vật chất và thiết bị để xác định cái gì cần được bảo vệ.
- Dán/đóng các thiết bị và tủ vào tường hoặc các dụng cụ cố định chặt khác.
- Để các đồ nặng và dễ vỡ ở giá thấp.
- Di chuyển chỗ làm việc ở xa nơi có cửa số nếu có thể.
- Nâng các thiết bị khỏi sàn để tránh điện giật trong trường hợp xảy ra lụt lội.
Kiểm tra hệ thống không khí trong tòa nhà
Tùy thuộc vào diện tích của tòa nhà và thiết kế cũng như sự sắp đặt hệ thống sưởi, thông gió và điều hòa không khí mà có các cách khác nhau để bảo vệ mọi người khỏi sự đe dọa từ không khí ô nhiễm (hay do cháy nổ gây ra). Nếu bạn thuê tòa nhà, hãy nói chuyện với quản lý hay chủ tòa nhà về việc bảo quản các hệ thống thông gió và điều hòa không khí. Hỏi xem có cách nào để tăng cường sự bảo vệ không khí trong tòa nhà không.
- Nắm rõ về hệ thống sưởi, thông gió và hệ thống điều hòa không khí.
- Các chủ tòa nhà, quản lý và nhân viên phải xem xét kỹ hệ thống mình sử dụng và đảm bảo hệ thống vận hành và được bảo trì tốt.
- Đảm bảo các phương tiện an ninh không gây ra những hậu quả trái ngược ảnh hưởng đến chất lượng không khí hay độ an toàn của hệ thống điều hòa không khí.
- Cài đặt và kiểm tra cơ chế đóng ngắt của hệ thống thông gió và điều hòa không khí.
Tăng cường an ninh mạng và bảo vệ máy tính hệ thống mạng
Dưới đây là những điều cơ bản giúp doanh nghiệp bảo vệ máy tính trong tình huống thiên tai. Mỗi doanh nghiệp có thể điều chỉnh kế hoạch tùy theo nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp mình.
- Kế hoạch bảo vệ máy tính bằng văn bản và phải là một phần của kế hoạch ứng phó
- Có thiết bị báo cháy và chữa cháy (chỉ dùng thiết bị dập lửa – không dùng bình xịt cứu hỏa với máy tính)
- Lưu lại dữ liệu (Backups)
- Ổn áp
- Những thiết bị để bảo vệ máy tính khỏi khói bụi
- Có thiết bị chằng buộc cẩn thận
Kế hoạch bảo vệ máy tính phải bao gồm trong kế hoạch chuẩn bị ứng phó và cần có sự tham gia của người sử dụng (Có thuyết minh về mục đích và những dữ liệu cần bảo vệ và kế hoạch chi phí).
Nếu có dữ liệu dự phòng (backups) cần để ở một nơi khác ngoài trụ sở công ty (với chi phí tối thiểu nhất). Xây dựng kế hoạch sẵn giúp bạn có thể nhanh chóng bảo vệ máy tính và dữ liệu khi có thông báo về thiên tai.