Đào tạo và diễn tập

BY ON 27-09-2013 IN Lập kế hoạch, Tập huấn và diễn tập Comments Off

Không nên chỉ lên kế hoạch mà còn nên diễn tập những gì bạn định làm để khi thiên tai ập đến bạn sẽ không bị bất ngờ và lúng túng. Cũng giống như sự thay đổi từng ngày trong hoạt động kinh doanh, các kế hoạch dự phòng trong tình huống khẩn cấp cũng nên thay đổi theo điều kiện cụ thể và công việc kinh doanh/ sản xuất của doanh nghiệp. Rèn luyện và thực hành sẽ giúp bạn sẵn sàng ứng phó khi xảy ra thiên tai. Có một số cơ chế để có thể diễn tập triển khai ở các tình huống và hoàn cảnh khác nhau tùy điều kiện về thời gian và kinh phí, ví dụ như:

Diễn tập trên bàn

  • Trao đổi và thảo luận về các kịch bản thiên tai có thể xảy ra để xây dựng kế hoạch ứng phó

Diễn tập từng phần

  • Huy động nguồn lực hạn chế (con người, thiết bị v.v.) để thử nghiệm kế hoạch ứng phó, thường tập trung vào một phần của kế hoạch (ví dụ: sơ tán khỏi tòa nhà)

Diễn tập tổng thể

  • Huy động nguồn lực và thử nghiệm các phần của một bản kế hoạch
  • Nếu bạn thuê, mượn hay ở cùng chỗ với doanh nghiệp khác thì hãy cộng tác và diễn tập về sơ tán và các kế hoạch ứng phó trong trường hợp khẩn cấp với các doanh nghiệp khác trong cùng tòa nhà.
  • Tổ chức các buổi đào tạo kiến thức để cung cấp các thông tin cần thiết cho nhân viên và từ đó xác định được những gì cần làm để từng bước xây dựng kỹ năng sẵn sàng chuẩn bị để ứng phó khi thiên tai xảy ra.
  • Lồng ghép nội dung về ứng phó với tình trạng khẩn cấp vào chương trình đào tạo cho nhân viên.
  • Rèn luyện các bài tập tình huống thông qua các cuộc họp và trao đổi với các thành viên của đội quản lý. Tập trung trong phòng hội thảo để bàn luận về trách nhiệm của mỗi cá nhân và cách ứng phó trong tình trạng khẩn cấp.
  • Lên lịch cho các buổi diễn tập để đội quản lý và đội ứng phó được thực hành tất cả các chức năng giống như khi thiên tai xảy ra. Hoạt động này sẽ thu hút được nhiều người tham gia hơn và sẽ kỹ càng hơn các buổi diễn tập trong các phòng họp.
  • Diễn tập sơ tán và tạm trú. Thông báo tất cả mọi người sơ tán đến một khu đã chuẩn bị sẵn và các thứ chuẩn bị đã sẵn sàng để nhân viên thử diễn tập kế hoạch tạm trú tại chỗ.
  • Kiểm tra lại và điều chỉnh hay thay đổi kế hoạch cũng như phương án, cách tiến hành dựa trên những bài học rút ra trong quá trình Đào tạo và diễn tập.
  • Lưu giữ hồ sơ tập huấn.

Tập huấn và thử nghiệm là rất cần thiết để đảm bảo việc áp dụng kế hoạch thành công khi thiên tai xảy ra.

Theo dõi tập huấn và thử nghiệm một cách hiệu quả giúp xác định những điểm cần bổ sung và điều chỉnh.

Điều quan trọng là đào tạo nhân viên và cán bộ về quản lý rủi ro thiên tai phải phù hợp với vai trò và trách nhiệm họ sẽ được giao khi tình huống thiên tai xảy ra.

  • Người lao động
    • Tất cả người lao động cần phải biết cách xử lý khi có cảnh báo thiên tai
    • Tất cả người lao động cần hiểu rõ kế hoạch khẩn cấp
    • Tất cả người lao động cần biết cách lấy thông tin và hướng dẫn trong trường hợp khẩn cấp từ các nguồn nội bộ cũng như bên ngoài
  • Cấp quản lý
    • Cấp quản lý đóng vai trò quan trọng trong ứng phó thiên tai và cần biết cách lãnh đạo người lao động, kết hợp chặt chẽ với truyền thông và các cơ quan liên quan khác, và quyết định các biện pháp ứng phó cần thiết.
  • Cán bộ ứng phó trong tình huống khẩn cấp
    • Người lao động được giao những trọng trách cụ thể để ứng phó với thiên tai cần được đào tạo dành riêng cho họ để đảm bảo họ có kỹ năng và kiến thức

Tổ chức diễn tập trong tình huống khẩn cấp và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết

  • Sơ tán và tập trung.
  •  Sơ tán khi có cháy.
  •  Báo động và liên hệ với nhân viên.
  •  Diễn tập trong cuộc họp để kiểm tra mức độ xử lý trong các trường hợp khác nhau và các kế hoạch khác nhau.
  •  Hệ thống thông tin liên lạc trong tình trạng khẩn cấp.